Existen diversos tipos de eventos que requieren un servicio de catering, muchos de ellos deben realizarse con bajo presupuesto o de forma interna, diseñar un evento corporativo y catering exitoso, conlleva a elaborar un protocolo adecuado, los objetivos por alcanzar, el tipo de alimentación en cantidad y preferencias, basado en el foro que se tiene que atender, el servicio de catering no se reduce únicamente al consumo de alimentos. El efecto e interacción, así como el ambiente creado en sus asistentes es su principal objetivo. Esto significa que el cuidado en el menú y el diseño del evento corporativo es lo más importante. El principal objetivo es crear un ambiente armonioso que provea de recuerdos especiales en los invitados durante mucho tiempo después del evento en cuestión.

La imagen, ambiente, presentación, montaje y frecuencia va directamente relacionado con el tipo de reunión y el objetivo que requiere alcanzar.

Cuando una empresa va a realizar un evento o negocio o celebración, lo mejor es contratar a los especialistas en esta índole, ya que un planner tendrá la atención a todos los detalles y el conocimiento de como atender los imprevistos que surgen en un evento corporativo, el personal de servicio adecuado que se encargue de preparar, presentar, ofrecer y servir los platos. Los servicios de catering pueden ser muy variados desde servicios de pie (cóctel) a servicios sentados (banquete, buffet, …), tipo lounge para una interacción más informal, el servicio en montaje tipo escuela para mayor atención de los participantes.

Planear un evento correctamente debe incluir el diseñar los pormenores que se deben considerar, los tiempos, espacios, tecnología, una correcta elección del menú, para ello se requiere saber en qué locación se realizará el catering, número de personas y si hay alguna preferencia o indicación, conocer los ingredientes estacionales para sugerir un menú especial, como el uso de algunos productos (picante, nueces, condimentos, fritos, mariscos)será de gran utilidad,  identificar el tipo de bebida y comida que se va a elegir y si este es el más adecuado para su tipo de evento.

Algunas empresas de catering ofrecen en sus servicios, además de la carta de la comida y bebidas, el asesoramiento, planificación y organización del servicio, el equipamiento (mantelería, cristalería, loza, plaque, mobiliario, decoración y arrendamiento de locaciones) y el personal (coordinador, capitán de meseros, meseros, hosstes, cocineros, personal de limpieza, entre muchos otros).

Como podemos clasificar el servicio de catering y en qué características podemos basarnos para que sea un éxito.

La vida de su empresa u organización está marcada por reuniones y eventos continuos, grandes o pequeños. Entre los cuales podemos clasificar: reuniones exprés, reuniones de networking, conferencias, almuerzos de trabajo, seminarios, capacitaciones, inauguraciones, presentaciones, eventos de integración social, de integración laboral, navidades, entre muchas otras.

A la hora de organizar un evento de empresa son muchos los puntos a tener en cuenta, pero hoy, desde nuestra experiencia, te queremos dar las claves más importantes para ayudarte con la organización y planificación de los eventos que deseas realizar.

Es necesario que en base al objetivo que deseas alcanzar con tu evento se determine e identifique el tipo de formato que se requiere para tu evento.

  • Coctel, tipo Banquete y servicio de Buffet, el coctel se caracteriza por un ambiente distendido y una celebración tipo picoteo, con aperitivos durante toda la celebración.
  •  Tipo banquete con una comida o cena estilo gala con primer plato, segundo y postre.
  • Tipo buffet en el que los invitados elegirán ellos su menú y se servirán ayudados por los camareros.

¿Como escoger el recinto para tu evento? Selecciona adecuadamente las locaciones para su realización, toma en cuenta los siguientes puntos:

  • Visita y toma en cuenta todos los detalles del lugar que elegirás para el evento, debes analizar el tipo de asistentes, si requerirás rampas de acceso, si el recinto tiene suficientes baños en base al número de invitados, cocina, si se requiere instalar una cocina provisional para poder dar el servicio, salidas de emergencia la carga y descarga, el montaje de mesas, sillas, si se requerirá audio, pantallas. Este punto es muy importante, ya que cada sitio es distinto y las posibilidades que ofrece también lo son, por eso hay que hacer una visita previa a tu servicio y tener todo previsto de antemano para que no surjan sorpresas inesperadas. Muchos sitios para la celebración de eventos no tienen salidas de humos o permiso para cocinar por eso habrá que tener en cuenta una serie de puntos a la hora de elegir un menú, según las características cada sitio, tienes que solicitar información de las oficinas de protección civil o bomberos de la localidad donde realices el evento ya que en foros masivos mayores a 100 personas, en algunos lugares se requiere contratar una ambulancia, tómalo en cuenta

Haz una prueba de catering antes del evento

  • Es importante hacerse una idea y simular lo que cada persona podrá comer en el evento. Cantidades, presentación, ingredientes de cada una de las recetas, que el menaje, vajilla y cristalería utilizados sean acorde a tus necesidades y estilo, si requieres realizar alguna receta especial para agradar a algún invitado, es necesario preparar con anterioridad el platillo, sobre todo si los ingredientes no se encuentran en tu localidad y pertenece a alguna gastronomía de corte internacional.
  • Personal de servicio y Hosstes, es una de las partes principales de cualquier evento, no debes escatimar en la atención a tus invitados, prever la cantidad correcta de camareros y hosstes indicadas hará la diferencia en tu servicio, es   tan importante que el menú sea bueno y guste a los asistentes, como que se sientan atendidos y cuidados en todo momento. Es necesario que deban de estar bien uniformados, ya que son la carta de presentación a tus invitados, deberán  conocer el protocolo y timing  y menú del evento y asi como algunas  particularidades  y excepciones del evento, para poder informar a los asistentes en todo momento.

La imagen corporativa es trascendente.

  • Recuerda que tu objetivo es causar un recuerdo duradero en los asistentes, por ende, la imagen es prioritaria. Detalles como las mantelería con tus colores corporativos, servilletas con tu logotipo, arillos para las servilletas con el logo distintivo, banners y poner frases del motivo de la celebración en alguno de los aperitivos, galletas personalizadas como regalo para los invitados, sachet de bienvenida para as damas con listón impreso con el logo corporativo, ¡La presencia de marca debe encontrarse en cada detalle tanto en la decoración como en el catering!  Todo este tipo de minucias son las que harán que el evento sea único y personalizado.

Planificar el evento debe tener un manual de procedimientos puntual y acertado en relación a tus invitados. Debes tomar en cuenta que en un periodo de un año la gran mayoría de los asistentes a los eventos que se programan en una empresa serán repetitivos, así que es de suma importancia que todos produzcan una experiencia diferente

  • La creatividad en primer lugar, estamos en la era de la tecnología en donde utilizar diferentes herramientas harán tu planificación mucho más eficiente. Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable. Utiliza temáticas, crea ambientes, diseña locaciones, entre muchas otras cosas. Existen infinidad de estilos entre los que escoger: temática árabe, oriental, industrial, años 20, circense, utiliza épocas, en fin hay tantas cosas de cuales echar mano. Deja volar tu imaginación.
     
  • Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil «romper el hielo» y conocer a nuevas personas, puedes integrar a tu evento a un moderador y considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la «gamificación» ya que dicho modelo está presente desde hace ya algún tiempo y, además, es tan versátil, que se aplica a prácticamente todo tipo de negocios. La belleza de la gamificación corporativa es que puede prestarse a muchos propósitos y ámbitos diferentes: marketing, construcción de cultura empresarial, gestión de proyectos, contratación o incluso el cuidado de la salud de los empleados. (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
     
  • ¿A quién atenderás? Conocer al foro que reunirás es vital, nacionales o extranjeros, cuantas nacionalidades, tipos de preferencias, protocolo de cortesía según la nacionalidad, existe alguna restricción de modales, saludos o palabras que debas tomar en cuenta, conocer a tu público y adaptar el mensaje que quieres transmitir, así como los contenidos del evento depende del asistente que lo recibirá. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerlos bien a fin de poder ofrecerles una experiencia única, sabias que la aromacología o psicología de los aromas es una ciencia joven que estudia la relación entre los aromas y las modificaciones que estos provocan en nuestro estado de ánimo. La aromacologìa se centra en el impacto que los olores producen a nuestro sistema emocional, teniendo en cuenta las distintas reacciones emocionales que causan en nuestro comportamiento que satisfaga sus expectativas. Conocer algo de la infancia de tu cliente te ayudara a conocer que ambientes le traen gratos recuerdos.
     
  • Elige a los colaboradores adecuados. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asociarte con un planner que maneje este sector, pero sobre todo que conozca de psicología laboral, ya que lograr la cohesión con clientes o compañeros de trabajo no es una tarea sencilla;  si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
     
  • El ROI, (Return on Investment) es un indicador eficaz cuando se trata de calcular el retorno de una acción y puede ser aplicado a todas las inversiones, desde aquellas hechas en campañas de marketing y eventos, define tu META, establece métodos claros para medir el éxito de tu evento, cual fue o será el objetivo de tu reunión, El ROI  es un indicador que permite saber cuánto dinero la empresa perdió o ganó con las inversiones hechas, un evento con servicio de Catering es una Inversión medible que debe garantizar mejoras en la compañía que lo promueve. De esta forma, puedes saber cuáles inversiones valen la pena y cómo optimizar aquellas que ya están funcionando para que tengan un rendimiento todavía mejor. La métrica es importante porque permite que evalúes cómo ciertas iniciativas contribuyen con los resultados de la empresa. De la misma forma, con base en el ROI, es posible planificar metas basadas en resultados tangibles y entender si está valiendo la pena o no invertir en determinados canales.
  • Uso de tecnología y redes. A la hora de elegir una locación es necesario conocer el alcance de su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin costo un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio «premium» de pago.
  • Responsabilidad Social Corporativa, (RSC), es un proceso mediante el cual las empresas deciden voluntariamente asumir las responsabilidades del impacto que generan, creando valor para sus accionistas y la sociedad, a través del empleo de buenas prácticas basadas en el cumplimiento de derechos humanos, laborales y ambientales. Con el tiempo ha pasado de ser una actividad asociada a la filantropía a un elemento central de la estrategia empresarial tendiente a la construcción de una nueva cultura corporativa. Este nuevo modelo de gestión, está basado en una postura y reflexión ética que gira en torno a la sostenibilidad, en un sentido transversal abarcando todos los elementos de la empresa. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del esfuerzo adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas.
     
  • Difusión y marketing. Hay eventos que deben contener una campaña de medios y otros que deben darse a conocer a través de memorándum, email, llamadas telefónicas o invitaciones escritas. Cuando el programa del evento este en firme para su celebración, asegúrate de que se lance en el menor tiempo posible, debes incluir un sitio web o asignar un canal de comunicación por el cual se vaya a convocar la asistencia del foro.  Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.

Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después, Lo primero que tienes que hacer para promocionar correctamente un evento es crear una página Web. En la actualidad todo gira alrededor de Internet, entonces no cabe duda que lo mejor es plasmar lo que vas a realizar en una página web, así como un “después de” es importante que tu foro de asistencia también tenga acceso a plasmar sus comentarios y sugerencias. En ella podrás compartir temas de interés para tu público, tanto para ir animando a aquellos que ya han confirmado su asistencia al evento como para aquellos que necesitan más información para poder decidirse a dar el paso.

Solicita Informes y asesoría gratuita, te apoyamos en el diseño de tu evento.